مرکز تلفن ابری چیست و تفاوت‌های آن با مرکز تماس سانترال کدامند؟

مرکز تلفن ابری، یک سیستم تلفنی سانترال مجازی و مبتنی بر سرویس‌های ابری در اینترنت است که در شرکت‌ها و سازمان‌ها، برای برقراری تماس‌های داخلی و خارجی استفاده می‌شود. این سرویس بر بستر اینترنت قرار دارد و بدون الزامات نگهداری یا صرف هزینه‌های بالا توسط شما، به‌راحتی قابل استفاده است.

در این مقاله، سرویس مذکور را تشریح خواهیم کرد و تفاوت‌های آن را با مراکز تماس سانترال در قالب جدول نشان خواهیم داد. در امتداد این مباحث، به بررسی کسب‌وکارهایی که بیشترین سود را از این سرویس خواهند داشت و فاکتورهای مهم در انتخاب مرکز ارائه‌دهنده، می‌پردازیم.

مرکز تلفن ابری چیست؟

مرکز تلفن ابری یا Hosted PBX – مخفف Private Branch Exchange – یک سیستم تلفنی است که پس از استقرار و راه‌اندازی در شرکت یا سازمان، تماس‌های تلفنی ورودی و خروجی را در کنار ارتباطات داخلی، مدیریت می‌کند.

تمرکز و تلاش این سیستم‌های مدرن، ساده‌تر و قوی‌تر کردن ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی است. سیستم‌های تماس ابری هر وظیفه خود را به‌شکل خودکار انجام می‌دهند و بدون دخالت عوامل انسانی، تمام تماس‌ها را به واحد مربوطه هدایت می‌کنند.

مرکز تماس ابری چگونه کار می‌کند؟ 

نحوه کارکرد مرکز تماس ابری، بر پایه تجهیزات اینترنتی و به‌شکل زیر است:

۱. شروع کار از شرکت ثالث

هر مرکز تلفن ابری توسط یک شرکت ثالث راه‌اندازی، نگهداری و ارائه می‌شود. این شرکت‌ها، با استفاده از دستگاه‌هایی که برای اتصال به اینترنت به‌کار می‌روند، سرویس Hosted PBX را راه‌اندازی می‌کنند. 

هاب‌ها، سوئیچ‌ها و روترها، از جمله دستگاه‌هایی هستند که در این مراکز برای ارائه تلفن ابری استفاده می‌شوند. تماس‌های Hosted PBX، به‌عنوان بسته‌های داده بر بستر اینترنت منتقل می‌شوند؛ نه سیگنال‌های آنالوگی که از طریق تلفن‌های سنتی جابه‌جا می‌شوند.

۲. اتصال سرویس به سیستم تلفن شرکت

شما برای اتصال به مرکز تماس ابری، باید از تلفن‌های VoIP استفاده کنید. این تلفن‌ها، سیگنال‌های آنالوگ را به بیت‌های دیجیتال تبدیل می‌کنند تا امکان انتقال آن‌ها بر بستر اینترنت فراهم شود.

خدمات VoIP توسط نرم‌افزار و سخت‌افزار عرضه و دریافت می‌شود. نمونه بارز نرم‌افزار VoIP، برنامه Skype است که تصویر آن را در زیر می‌بینید:

تلفن‌های VoIP، مانند تلفن‌های مبتنی بر سیم مسی هستند؛ با این تفاوت که به یک صفحه نمایش دیجیتال مجهز هستند که روی آن، جزئیات تماس‌های ورودی و خروجی نشان داده می‌شود.

برای ایجاد ارتباط بین تلفن‌های VoIP شرکت خود و شرکت ارائه‌دهنده، باید از اینترنت پایدار و پرسرعت استفاده کنید تا حین مکالمه با مشتری، اختلال یا قطعی رخ ندهد.

۳. مسیریابی و مدیریت تماس

پس از ایجاد ارتباط، تماس‌ها از طریق شبکه‌های مختلف از جمله شبکه عمومی تلفن سوئیچ‌شده (PSTN) یا اینترنت هدایت می‌شوند. این هدایت و مدیریت بدون نیاز به حضور شما و توسط شرکت ارائه‌دهنده مرکز تلفن ابری انجام می‌شود.

تفاوت‌ های مرکز تلفن ابری با مرکز تماس سانترال

تفاوت های مرکز تلفن ابری با مرکز تماس سانترال را در جدول زیر مشاهده خواهید کرد.

کدام کسب‌وکارها بیشترین سود را از مرکز تلفن ابری می‌برند؟

برخی از کسب‌وکارها، نسبت به سایر سازمان‌ها یا اداره‌ها، بیشترین سود را از مرکز تماس ابری می‌برند که در ادامه، لیستی از آن‌ها را ذکر می‌کنیم.

شرکت‌های کوچک تا متوسط

شرکت‌های کوچک و متوسط، ​​اغلب با بودجه‌های محدود فعالیت‌های خود را پیش می‌برند. مرکز تماس ابری، نیاز به خرید سخت‌افزارهای گران قیمت را از بین می‌برد و هزینه‌های تعمیر و نگهداری را سلب می‌کند.

از جانبی دیگر، در صورت تصمیم مدیر کسب‌وکار برای تغییر مقیاس، افزودن یا حذف خطوط و قابلیت‌های مرکز تماس، با سهولت کامل ممکن است که بدون سرمایه‌گذاری یا هزینه‌های تحمیلی قابل توجه در زیرساخت، انجام می‌شود.

استارتاپ‌ها

استارتاپ‌ها از استقرار سریع مرکز تماس ابری، بیشترین سود را خواهند برد؛ چرا که قادر به راه‌اندازی آن، فقط در عرض چند روز هستند. این راه‌اندازی بدون ایجاد اختلال در عملیات تجاری یا فرایندهای آن‌ها انجام می‌شود.

افزون بر این، امکانات و قابلیت‌های پیشرفته Hosted PBX، استارتاپ‌‌ها را از مزایایی مانند مسیریابی خودکار تماس و امکان برقراری کنفرانس‌های ویدیویی مستفیض می‌کند.

کسب‌وکارهای مبتنی بر مدل‌های کاری مدرن

کارمندان کسب‌وکارهایی که با مدل‌های کاری ریموت یا هیبرید، وظایف شغلی خود را به‌ انجام می‌دهند، با استفاده از خدمات اینترنتی این سرویس، امکان برقراری یا دریافت تماس را در هر نقطه از جغرافیا خواهند داشت.

پیرو این امکان، هر کارمند قادر به نصب نرم‌افزار VoIP و تبدیل تلفن‌ هوشمند خود به یک تلفن‌ اداری است.

مراکز خدمات مشتریان

مراکز خدمات مشتریان، اغلب نوسانات عظیمی را در حجم تماس‌های دریافتی تجربه می‌کنند. یک مرکز تماس ابری، با ویژگی‌هایی همچون صف‌بندی تماس‌ها و توزیع خودکار آن‌ها بین خطوط آزاد، این چالش را به‌طور موثر مدیریت می‌کند.

با ابزارهای پیشرفته این سرویس، هر مرکز خدمات مشتریان قادر به ضبط تماس‌ها و تجزیه‌ و‌‌ تحلیل آن‌ها، با هدف بهبود کیفیت خدمات و کارایی عملیاتی خواهد بود.

شرکت‌هایی با رشد سریع

کسب‌وکارهای تکنولوژی‌محور یا مواردی که رشد سریعی را تجربه می‌کنند، با استفاده از Hosted PBX، امکان به تعادل رساندن نیازهای ارتباطی خود را دارند. بنابراین در هزینه‌های سازمان، صرفه‌جویی شده و بدون تحمیل مخارج اضافی، امکان مدیریت و سازمان‌دهی وضعیت جدید فراهم می‌شود.

افزون بر این موارد، در صورت بروز بلایای طبیعی، انسانی یا قطعی خطوط، PBX ابری تضمین می‌کند که تمام ارتباطات پایدار و جاری باقی خواهند ماند. دلیل این قابل اتکا بودن، ماهیت مبتنی بر این سرویس است.

مشاغلی با نیاز به قابلیت‌های ارتباطی پیشرفته 

دسترسی به فناوری مدرن در شرکت‌هایی که به‌دنبال ویژگی‌های پیشرفته در صنعت ارتباطات هستند، یک نیاز روبه‌رشد است. پست صوتی، برقراری تماس‌های کنفرانسی و انتقال خودکار تماس‌ها در مرکز تماس ابری، قابلیت‌های کلیدی مورد نیاز این شرکت‌ها هستند که بدون صرف هزینه مازاد، قابل پیاده‌سازی و اجرا هستند.

فاکتورهای مهم در انتخاب بهترین شرکت ارائه‌دهنده تلفن ابری

در ادامه، برخی از فاکتورهای حیاتی را در انتخاب بهترین ارائه‌دهنده مرکز تماس ابری معرفی خواهیم کرد.

میزان سهولت در دسترسی به شرکت ارائه‌دهنده

اولین فاکتور بسیار مهم، امکان دسترسی سریع و آسان به شرکت ارائه‌دهنده مرکز تماس ابری است. به‌عنوان کارشناس IT، مدیر کسب‌وکار یا تکنسین، باید هنگام بروز اختلال یا مشکل، قادر به برقراری ارتباط با شرکت مذکور باشید تا پیگیری‌های لازم را صورت داده و مشکل را با سرعت بالا رفع کنید.

بررسی لیست قیمت

شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات تلفن ابری، قیمت‌های متفاوتی را روی سرویس‌های خود لحاظ می‌کنند. باید این لیست را بررسی کنید تا مطابق با بودجه سازمان یا شرکت، اشتراک مقرون‌به‌صرفه‌ را خریداری کنید.

در نظر گرفتن امنیت سرویس

شرکت‌های ارائه‌دهنده Hosted PBX، اقدامات امنیتی مختلفی را روی سرویس خود پیاده می‌کنند. بهترین روش‌های امنیتی در این سرویس شامل لیست زیر می‌شود که باید هنگام خرید، این موارد را در نظر بگیرید:

• رمزگذاری داده‌ها
• قابلیت‌های پیشرفته برای محافظت از اطلاعات حساس 
• احراز هویت چند عاملی 
• تطابق سرویس با استانداردهای ارتباطی ملی و سازمانی

قابلیت‌های پشتیبانی‌شده در سرویس

اگر در سازمان یا شرکت خود، از نرم‌افزارهای CRM یا دیگر امکانات پیشرفته بهره می‌برید، باید در زمان خرید خدمات تماس ابری، از امکانات پیشرفته همچون انتقال تماس (Call Forwarding)، ضبط تماس و ادغام مرکز با CRM، اطمینان حاصل کنید.

آنچه در مرکز تلفن ابری خواندیم

مرکز تماس ابری، راه‌حلی مدرن برای ارتباطات تجاری با استفاده از فناوری ابری است که انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و ویژگی‌های پیشرفته کاملی را ارائه می‌دهد. این سرویس برای شرکت‌های کوچک تا متوسط، استارتاپ‌ها، مراکز خدمات مشتریان و کسب‌وکارهای مدرن، بیشترین سودمندی را دارد. با ارزیابی دقیق فاکتورهایی همچون میزان سهولت در دسترسی به شرکت ارائه‌دهنده و در نظر گرفتن امنیت سرویس، قادر به خرید بهترین سرویس تلفن ابری خواهید بود.

اگر برای خرید این سرویس ابهامات یا سوالاتی دارید، کارشناسان فنی شاتل برای پاسخ‌گویی به شما، با شماره تماس ۹۱۰۰۰۹۹۹، آماده خدمت‌رسانی هستند.

منابع:

Gradwell

Yeastar