همه چیز درباره تلفن VoIP

ازآنجایی‌که کسب‌و‌کارها تلاش می‌کنند تا به‌وسیله تکنولوژی‌های مدرن، بهره‌وری فعالیت‌های خود را افزایش دهند، تلفن ویپ مورد استقبال شرکت‌های زیادی در سال‌های گذشته قرار گرفته است. این تکنولوژی کاربردهای بسیاری برای کسب‌وکارها دارد که در این مقاله تصمیم داریم تا به برخی از مزیت‌ها و شیوه راه‌اندازی VoIP اشاره کنیم و بهترین تلفن مبتنی بر IP را برای کسب‌وکارهای مختلف معرفی کنیم.

منظور از تلفن VoIP چیست؟

VoIP که کوتاه‌شده کلمات Voice Over Internet Protocol است، روشی برای برقراری تماس تلفنی در سازمان‌ها و کسب‌وکارها بر بستر پهنای باند ارائه می‌کند. تلفن VoIP با استفاده از IP ارائه می‌شود و همین موضوع باعث شده که بسیاری از محدودیت‌های خط تلفن‌های سنتی را نداشته باشد؛ برای مثال، پروتکل سیپ (SIP) که در تلفن ویپ به کار می‌رود، امکان برقراری تماس‌های متعدد و هم‌زمان را برای کسب‌وکارها به وجود آورده تا اختلالی در ارتباط کارکنان با یکدیگر و با مشتریان ایجاد نشود.

سیستم تلفن VoIP که یک خط تلفن اینترنتی به‌شمار می‌آید، کاربردهای فراوانی برای شرکت‌ها دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

تلفن VoIP برای کسب‌و‌کارها چه کاربردهایی دارد؟ (۴ کاربرد مهم)

تلفن‌های VoIP با توجه به اندازه کسب‌و‌کارها و ماهیت فعالیت‌های آن‌ها، مزیت‌های متفاوتی را ارائه می‌دهند. در این بخش، ۵ مورد از مهم‌ترین کاربردهای راه‌اندازی ویپ برای شرکت‌ها را معرفی می‌کنیم.

امکان راه‌اندازی سیستم تلفن گویا

تلفن گویا یک سیستم هوشمند برای مدیریت تماس‌های ورودی است که نقش موثری در بهبود تجربه مشتری‌ و کاهش بار تماس‌های نامرتبط برای کارکنان مرکز تماس دارد. تلفن گویا (IVR) به افرادی که با شماره شما تماس می‌گیرند کمک می‌کند تا با وارد کردن داخلی مناسب هر چه سریع‌تر با کارشناس مورد نظر خود گفتگو کنند.

افزایش تعداد کانال‌ها بدون محدودیت

اضافه کردن کانال‌ها و خط‌های جدید، یکی دیگر از ویژگی‌های مثبت تلفن تحت شبکه VoIP است که دغدغه شرکت‌ها را برای افزایش تعداد کانال مطابق با نیازهایی که دارند پوشش می‌دهد. در واقع با تلفن ویپ می‌توانید تعداد کانال‌ها و خط‌هایی که دارید را  به‌سرعت و به تعداد دلخواه افزایش دهید.

جابه‌جایی خط هم‌زمان با تغییر مکان کسب‌وکار

هر شرکتی ممکن است به‌دلایل مختلفی ازجمله توسعه کسب‌وکار یا بهبود دسترسی به منابع، تصمیم بگیرد که محل فعالیت خود را تغییر دهد. در این شرایط، یکی از مهم‌ترین چالش‌ها برای مدیران فنی مجموعه، جا‌به‌جایی خط تلفن به محل جدید شرکت است. درصورتی‌که یک سازمان از تلفن سنتی استفاده کند، انتقال خط تلفن بسیار دشوار و حتی غیرممکن خواهد بود اما تلفن VoIP به راحتی و در کمترین زمان قابلیت انتقال به هر مکانی را دارد.

ارتباط یکپارچه‌ با نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان

نرم افزار CRM ابزاری است که همه بخش‌های سازمان از بازاریابی تا فروش و خدمات پس از فروش را به یکدیگر متصل و فعالیت‌های آن‌ها را یکپارچه می‌کند. اطلاعات مربوط به تماس‌های ورودی، بخش مهمی از داده‌های مورد نیاز را برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی تشکیل می‌دهد. از همین رو، تلفن اینترنتی VoIP این امکان ارزشمند را فراهم کرده که اطلاعات مربوط به تماس‌ها در لحظه با نرم‌افزار CRM همگام‌سازی شوند.

VoIP چه تفاوتی با تلفن‌های ثابت سنتی دارد؟

تلفن‌های ثابتی که در گذشته در خانه‌ها و حتی سازمان‌ها استفاده می‌شدند، محدودیت‌های زیادی داشتند که در نهایت موجب جایگزینی زیرساخت‌های سنتی تلفی با تلفن ثابت اینترنتی (VoIP) شد. در جدول زیر مهم‌ترین ویژگی‌ها و تفاوت تلفن VoIP و سانترال نشان داده شده است:

انواع VoIP

وابسته به اینکه برای راه‌اندازی تلفن VoIP از چه پروتکل‌هایی استفاده می‌شود، امکانات متفاوتی به دریافت‌کننده این سرویس ارائه خواهد شد. در این قسمت از مقاله تصمیم داریم که انواع VoIP را معرفی کنیم:

Hosted PBX

این سرویس که با نام تلفن ابری شناخته می‌شود به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند که با شبکه IP خود و بدون نیاز به نگهداری زیرساخت‌های تلفن سازمانی (مانند سرور فیزیکی و …) در محل شرکت، تماس‌های ورودی و خروجی باکیفیتی را تجربه کنند. عدم نیاز به مرکز تماس ابری و سرورهای فیزیکی، هزینه تلفن ثابت ابری را نسبت به سایر انواع تلفن ثابت سازمانی کاهش داده است.

سیپ ترانک (SIP trunk)

سیپ، مخفف Session Initiation Protocol، پروتکلی است که برقراری تماس بر بستر شبکه و پهنای باند را امکان‌پذیر ساخت. مهم‌ترین ویژگی سرویس سیپ ترانک قابلیت ارائه آن بر مجموعه متنوعی از بسترها ازجملهADSL ، امواج رادیویی، فیبر نوری و حتی مودم‌های سیم‌کارتی است.

Integrated Access

این فناوری امکان یکپارچه کردن تلفن‌های سنتی و سرویس VoIP را فراهم می‌کند تا در عین حال که از خط تلفن ثابت سنتی خود استفاده می‌کنید، به سیستم تلفن VoIP نیز دسترسی داشته باشید. درمجموع، ویژگی‌های این تکنولوژی را می‌توان بیشتر شبیه به تلفن‌های سنتی دانست.

برای کسب‌وکارهای بزرگ چه نوع تلفن VoIP مناسب‌تر است؟

وجود نیروی انسانی متخصص و تمایل به مدیریت مرکز تماس در محل شرکت، مهم‌ترین عواملی هستند که در تصمیم‌گیری برای انتخاب یکی از این دو راهکار تاثیر می‌گذارند. ازآنجایی‌که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ ظرفیت لازم برای استخدام نیروی انسانی متخصص در حوزه IT را دارند و علاوه‌بر این، نسبت به امنیت تماس‌ها بسیار حساس هستند، خط سیپ ترانک یک گزینه ایده‌آل برای آن‌ها است.

برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط چه نوع تلفن VoIP مفیدتر است؟

علاوه‌بر موضوع نیروی انسانی متخصص، هزینه‌های راه‌اندازی مرکز تماس ابری و نگهداری سرور فیزیکی در محل شرکت نیز عوامل مهم دیگری هستند که در تصمیم‌گیری برای انتخاب یکی از انوع خط تلفن VoIP اهمیت قابل‌توجهی دارند. در نتیجه، ازآنجایی‌که شرکت‌های کوچک و متوسط و همچنین کسب‌وکارهای نوپا (استارت‌آپ) دسترسی کمتری به نیروی انسانی متخصص دارند و منابع مالی آن‌ها محدود است، توصیه می‌شود که از خط تلفن ابری برای برقراری ارتباط تلفنی استفاده کنند.

نصب و راه‌اندازی VoIP

برای راه‌اندازی سیستم VoIP، ابتدا باید تلفن ویپ مناسب کسب‌و‌کار مورد نظر با توجه به نیازها و ظرفیت‌ها تعیین شود. پس‌از آن، شماره درخواستی واگذار می‌شود و نصب سیستم تلفن تحت شبکه با تهیه چند مورد از تجهیزات ضروری انجام خواهد شد. در اینجا سعی می‌کنیم توضیح کوتاهی درباره هر یک از این تجهیزات ارائه کنیم:

گوشی تلفن VoIP

گوشی ویپ دستگاهی شبیه به تلفن‌های سنتی است و به شیوه‌ای طراحی شده که همه امکانات خط VoIP را به‌صورت کامل ارائه کند. علاوه‌بر این دستگاه، هدست VoIP نیز با قابلیت اتصال از طریق بلوتوث این امکان را به کارشناسان مرکز تماس می‌دهد که با آسودگی بیشتری به تماس‌ها پاسخ دهند.

مودم و روتر

مودم و روتر تجهیزاتی هستند که در بیشتر کسب‌و‌کارها برای برقراری ارتباط اینترنتی خریداری می‌شوند؛ بنابراین، احتمال آن بالا است که این تجهیزات را در گذشته تهیه کرده باشید و نیازی به خرید دوباره آن‌ها برای پیاده‌سازی مرکز تلفن تحت شبکه یا همان مرکز تلفن اینترنتی نداشته باشید. مودم و روتر برای اتصال هم‌زمان چندین دستگاه به شبکه اینترنت مورد استفاده قرار می‌گیرند.

گیت‌وی (gateway)

گیت‌وی VoIP برای ایجاد امکان استفاده از تلفن‌های سنتی روی خط سیپ به کار می‌رود. این دستگاه سیگنال‌های سیستم تلفن آنالوگ را به سیگنال‌هایی تبدیل می‌کند که برای تلفن‌های VoIP قابل دریافت و پردازش باشند.

سخن پایانی

همان‌طور که مشاهده کردید، تلفن ویپ برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها در هر اندازه‌ای که باشند مزیت‌ها و کاربردهای بسیاری را در جهت بهبود رضایتمندی کارکنان و مشتریان ارائه می‌کند. در قسمت پایانی این مقاله نیز درباره تلفن سازمانی مناسب برای شرکت‌های مختلف و شیوه راه‌اندازی مرکز تلفن تحت شبکه VoIP توصیه‌هایی را ارائه دادیم. امیدواریم این نوشته به آشنایی شما با تکنولوژی VoIP کمک کرده باشد.